A digitális aláírás a hagyományos kézi aláírást helyettesíti elektronikus formában. Az aláírást egy ún. bizonyítvány kiadó helyen (Trust-Center) helyezik el, majd az aláíró megkapja az elektronikus aláírását (Private Key), ami hamisíthatatlan, és törvényileg szabályozott. Arra kell ügyelni, hogy a számla fogadási illetve számla küldési folyamatban az eljárásmód különbözik.

Az EDI-számlák esetében, az EU számos országában a folyamat például a következő :